如何用一封離職信，終結公司內的謠言和批評？這裡有示範

威爾斯親王 | 2023-8-21 12:37:34

1樓

2023-8-21 12:37 上傳
下載附件 (251.8 KB)

寫離職信給主管是相對正式的通知，也能明確告知離職日期與交接的工作內容。（來源：Dreamstime/典匠影像）

萬事起頭難，想提離職，第一步就是告知主管你的決定。

有趣的是，無論歷經幾次離職，都不存在一回生二回熟這回事。事前演練、構思辭職理由，甚至是開口前的緊張，這些畫面都歷歷在目。

以前，我總覺得說出口後就大功告成，但從提出離職到最後一天，這段期間我都帶著心虛到公司上班。既混雜了即將離開的興奮之情，也對工作量增加的同事感到抱歉。

我們都帶著這種複雜的情緒，離開了眼前的工作。如果我們談感情，傾向得到結論後，才甘願說珍重再見，那麼我想離開一份工作，也理當和平處理。

不為了什麼，只為心安理得，也是那句：「人情留一線，日後好相見。」

藉由這次機會，我回顧過往處理不夠理想的辭職經歷，發現開口說離開沒想像中的難，難的是留下那條「日後好相見」的線。

離職信，就是那條線，也就是離職的第二步，幫助你減少離職前的尷尬與擔憂，降低離開後的無限後悔。

為什麼要寫離職信？

在台灣，我們鮮少聽到有人提出辭職後，還會費心的寫一封離職信給主管和人資。但沒聽過不表示不能寫，畢竟在我們文化中，有著禮多人不怪的說法。

離職信的作用有：

1.相對於口頭表示，它是一份更正式的文件。

2.阻斷辦公室流傳不實的辭職八卦。

3.替自己樹立形象的最後機會。

雖然是非必要文件，但若能為「日後好相見」做準備，多走一步又何妨？花點時間整理好過去，換個愉快的道別，這點投資肯定是值得的！

離職信該包含哪些內容？

1.表明辭職決定

第一步：完成口頭告知後，便可以遞出離職信。由於已經知會過主管、人資，因此離職信的開頭不需要拐彎抹角，直接陳述離職決定即可。

內容盡可能的保持精簡，離職原因不需要特別在信件內說明。即使你願意公開理由，也得把解釋的時間留到面對面時再說明清楚。

第二步：依照勞基法的規範，給出最後工作日。未滿3個月：不需要事先告知；滿3個月未滿1年：10天前；1年以上3年未滿：20天前；3年以上：30天前。

給出最後工作日，是幫你和主管各自一個忙。對自己而言，你可以邊倒數解脫日，邊準備處理交接工作；對主管而言，他可以抓時程，儘快找人接手你的工作內容，或招募新人。

如果這份工作未滿3個月，雖然在法律上沒有強制規定完成告知義務，但在情面上，建議還是至少給主管至少1週的心理時間。別忘了「日後好相見」，你永遠不知道未來在哪天、在什麼場合，會再次相遇、需要合作。留一手是你最好的策略。

2.完成分內之事，協助交接工作

再來是讓主管知道，你在離職前會盡可能如期完成手上工作。具備責任感的人會想：「這不是理所當然嗎？」

但要注意，溝通要雙向才能成立，即使你單方面確認好，你主管仍不知道。說出來的用意，是讓主管放心的招募新人，或儘快找人接手後續的工作。

在10～20天內找到人手接管業務確實很緊湊。所以在情況允許下，你可以向主管表達：「在離開前或離開後初期，如果有交接工作上的疑問，可以聯繫詢問。」

別忘了，當人受到恩惠幫助時，比較願意對幫助的人說些好話。屆時若需要麻煩前主管幫自己寫一封推薦信，或新公司要做背景調查，也較好開口提出要求。

3.表達感謝之情

「你離職的方式，可能和你在那份工作上做的事情一樣重要。」—— Brandi Britton，Robert Half人力資源顧問公司區域副總經理。

即使你提出辭職後，就恨不得想馬上離開，也別著急！先理性的想一想，能夠順利轉職，是不是因為現在的工作累積了不少經驗、能力？我們該心存感激，也該表達感謝之情。

如果想不到要感激什麼，不妨靜下心來回答以下3個問題：

1.在這份工作上，你最喜歡的是什麼？

是工作環境、工作彈性或公司福利嗎？還是主管嚴厲的教導，帶出你這位高徒？

2.這個工作經驗有讓你學到什麼嗎？

有哪些專業技能，是你以前不熟悉，現在卻是你轉職的優勢？

3.這份工作，對你未來的職涯發展有什麼正面的影響嗎？

離職的當下可能有無奈、不愉快的情緒，試著用第三人稱視角來「感恩」這段時間。你會發現，那些加班的艱苦時刻、無禮的要求，原來是挑戰偽裝的。

最後你會感激自己，謝謝自己過去做的每個決定。

如果你記得過被人感激的滋味，是一種心暖暖的感覺。良言一句如三冬暖，有誰不喜歡收到他人的一句「謝謝」呢？

4.提供聯絡方式

最後，留下你的聯絡方式，就如同我們寫求職信（Cover Letter）一樣。

完成交接工作的初期，難免會有前同事需要請教問題，或釐清案子的時候。雖然大部分公司在你正式離職後就不太會找上門，但何不有始有終？求職信有留聯絡方式，離職信也一併放上。

到底離職能不能和平的說再見？

我曾看過一個說法：當一個員工離去，資方至少要花上你薪水的1.5倍，才有辦法找到下一個人。

當然，我們可以很自私的只顧及當下的心情、眼前的利益，以及即將邁入的下個階段。但隨著年紀的增長，才發現很多課題到頭來還是回到自己身上。若要用一句話形容，我想就是「What goes around comes around.」即使這個課題回來的方式、狀態改變了，終究是回來了。

如果我們將離開一份工作比喻成結束一段感情，感情很難理性的看待，工作比較能被理性討論。那麼，盡可能的愉快道別，不失為一個好做法。因為再見，不就是期待再次見面嗎？

對於離職，我是不會輕易去提的，除非覺得沒有必要再待下去，或是受夠了公司本身的狀況，容不下我這資深員工，我就會考慮

像是今年5月中旬到7月初調單位的事情，讓我身心俱疲，我先前在一篇自述的「有『家』歸不得」有提到離職的打算，如果不是組長千拜託萬拜託，或許現在早在放長假了

就算離職了，我的心情就像下了班一樣，得到解脫，不會去在意謠言和批評，離職會對他人有太大影響嗎？我倒覺得並不會，離職就是「揮一揮衣袖，不帶走一片雲彩」地瀟灑離開，也不過就是走個流程而已